امروزه طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات در سازمانها و شرکتها اهمیت زیادی پیدا کرده است؛ زیرا جلسهها به جزء اجتنابناپذیر از فرآیندهای کاری تبدیل شدهاند. به همین دلیل طراحی یک اتاق کنفرانس مناسب که با ابزارهای مناسبی تجهیز شده باشد میتواند از اتلاف وقت جلوگیری کرده و جلسات را ساماندهی کند.
هرچه طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات بهتر بوده و اصول و قوانین طراحی در آن بیشتر رعایت شده باشد، کارایی بالاتر و کیفیت کار بهتری رقم خواهد خورد. گروه معماری و طراحی حس، پیشتاز در عرصه طراحی و اجرا و همچنین بازسازی ساختمان با کاربریهای متفاوت است و به شما پیشنهاد میدهد این مقاله را تا انتها بخوانید و دیدگاههای خود را مطرح نمایید.
در طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات به این نکته دقت کنید که یک اتاق کنفرانس باید انعکاسدهنده ارزشها و اهداف شرکت بوده و محیطی را خلق کند که بین کارایی و راحتی تعادل برقرار نماید. هدف از طراحی این اتاقها ممکن است موارد متفاوتی باشد؛ اما در هر صورت هدف اصلی، افزایش بهرهوری سازمانی و کاری است.
اتاقهای کنفرانس و جلسات باید تمیز و مرتب بوده و از تجهیزات کامل برخوردار باشند. سیستمهای کنفرانس یکپارچه، سطلهای زباله، تجهیزات مدیریت کابل و سیستمهای صوتی و تصویری بیسیم از جمله تجهیزاتی هستند که در اتاقهای جلسات و کنفرانسها به آنها نیاز است.
این فضاها باید به گونهای طراحی و اجرا شوند که بتوانند از شرکتکنندگان بدون اختلال و حواسپرتی میزبانی نمایند. در اتاقهای بزرگتر میتوان به جای دیوار از شیشه نیز استفاده کرد اما استفاده از شیشه به جای دیوار در اتاقهای با متراژ کوچک توصیه نمیشود.
سیستم گرمایش و سرمایش اتاق کنفرانس باید مورد بررسی قرار بگیرد و چنانچه جریان هوا در این فضا مناسب باشد، میزان صدایی را که از اتاق خارج میشود به حداقل خواهد رساند. تهویه مطبوع از گزینههایی است که در طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات باید به آن توجه کرد.
پیش از آغاز طراحی و اجرای محل کار لازم است که ابتدا نیاز و عملکرد آینده آن فضا را تعریف کنید. این امر در طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات نیز صادق است. اتاقهای جلسه باید بتوانند به طور کامل نیاز کارکنان را برآورده نمایند. طراحی هرکدام از بخشهای محیط کار نیاز به ایده دارد تا بتوان این فضاها را از یکدیگر متمایز کرد.
یکی از نکات مهمی که در طراحی و اجرا محل کار باید به آن توجه شود، انتخاب رنگ مناسب و تناسب آن با نوع کسبوکار است. طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیست. برای انتخاب بهترین رنگ بهتر است نکات زیر را در نظر داشته باشید:
پیش از طراحی باید به ابعاد و متراژ فضایی که قرار است به کنفرانس یا جلسات اختصاص داده شود توجه شود. برای انتخاب بهترین مکان، تعداد جلسههای سازمان و افراد شرکتکننده در هر جلسه را مدنظر داشته باشید. اگر تعداد جلسههای شما در طول ماه زیاد نیست و یا شرکتکنندههای زیادی قرار نیست در جلسات حضور داشته باشند، فضای زیادی را به این امر اختصاص ندهید.
تجهیزات اتاق کنفرانس و جلسات یکی از مهمترین عناصری هستند که باید به آنها دقت شود. پیشنهاد میکنیم لوازم و ابزار اتاق کنفرانس را متناسب با نیاز سازمان و شرکت خود انتخاب کنید و از خرید تجهیزات غیرضروری و دستوپاگیر به شدت خودداری نمایید. نسبت به تنوع کاربری و فعالیتهای هر سازمان لازم است که تجهیزات مختلفی برای اتاق کنفرانس تهیه شود.
برای خرید میز کنفرانس به سبک اداری سازمان خود توجه نمایید. در سبک مدرن از میزهای دایرهای استفاده نمایید. برای سبک کلاسیک، میزهای مستطیلی شکل انتخاب مناسبتری هستند. در انتخاب میز اتاق کنفرانس به میزان دید افراد و دسترسی آسان آنها به لوازم و تجهیزات توجه داشته باشید.
قبل از انتخاب نوع صندلی، ابتدا باید مشخص شود که گنجایش اتاق چقدر است و چه تعداد صندلی با چه میزان فاصلهای در این فضا وجود داشته باشد. چنانچه به تعداد صندلی زیادی نیاز دارید و بین صندلیها نیز نمیتوانید فاصله زیادی قرار دهید، از صندلیهایی که پایه چرخدار دارند استفاده نکنید.
تعداد جلسههایی که قرار است در طول سال در اتاق برگزار شود را در نظر بگیرید، زیرا در صورت استفاده مکرر صندلیها دچار آسیبدیدگی میشوند. در صورتی که جلسههای زیادی در اتاق کنفرانس و جلسات شما برگزار خواهد شد، مقاومترین صندلیها را برای تجهیز این فضا انتخاب کنید.
نکته دیگر در انتخاب صندلیهای اتاق کنفرانس این است که مخاطبان بتوانند از نظر جسمی راحت باشند و تمرکز خود را در طول جلسه حفظ کنند. پس صندلیهایی را انتخاب نمایید که از نظر ساختاری با ارگونومی بدن متناسب باشند.
حتما در طراحی اتاق کنفرانس به سیستم آکوستیک توجه داشته باشید. این سیستم میتواند از ورود صداهای خارجی و محیطی جلوگیری کرده و تمرکز حضار و سخنران را حفظ کند. همچنین جلوگیری از خروج صدای داخل اتاق به فضای بیرون امر مهمی است، زیرا امکان دارد مطالبی که در طول جلسه عنوان میشود محرمانه باشند.
یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم آکوستیک این است که شنوندگان و حضار داخل اتاق بتوانند به راحتی و با وضوح کامل صدای سخنران را بشنوند. پنلهای جذب صدا و کاشیها و پارچههایی که برای این منظور طراحی شدهاند، گزینههای مناسبی برای افزایش کیفیت جلسات هستند.
در خرید کفپوش برای اتاق کنفرانس و جلسات نکات زیر را در نظر داشته باشید:
تجهیزات صوتی و تصویری اتاق کنفرانس و جلسات از اهمیت بالایی برخوردار است. به هر دلیلی که قصد طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات را دارید لازم است که از انواع ابزارهای صوتی و تصویری مدرن و بهروز و با کیفیت برای رساندن پیام و مفهوم به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.
در صورت امکان میتوان روبروی هر صندلی یک میکروفون قرار داد و بلندگوها را به گونهای در فضا چید که صدا به وضوح به همه افراد برسد. زاویه دید افراد نباید مسدود بوده و هر فرد باید این امکان را داشته باشد که رایانه شخصی خود را به سیستم اتاق متصل کرده و موارد ضروری را به اطلاع سایرین برساند.
نورپردازی مناسب در طراحی مکانهای مختلف باعث میشود که طراحی دکوراسیون آنها به بهترین شکل ممکن دیده شود. این موضوع در محل کار و اتاق جلسه و کنفرانس از اهمیت دوچندان برخوردار است؛ زیرا در جلب نظر مشتری تاثیرگذار خواهد بود.
نوع نورپردازی انتخابی شما بستگی به نوع جلسههای شما دارد. پیشنهاد میکنیم از ترکیبی از نور زرد و سفید در کنار نور طبیعی استفاده کنید. برای زیباتر شدن فضا در برخی از قسمتها، نورهای تزئینی تمرکزی قرار دهید.
چنانچه متراژ فضایی که قرار است به اتاق کنفرانس و جلسات اختصاص داده شود زیاد نیست و ظرفیت بیش از ۶ نفر را ندارد، پیشنهاد میکنیم از تهیه میز کنفرانس بزرگ خودداری کنید تا فضای کمتری اشغال شود.
در اتاقهای کوچک با بهرهگیری از نور طبیعی به بزرگنمایی فضا کمک کرده و چنانچه دسترسی به نور طبیعی ندارید، با نورپردازی مصنوعی مناسب باید این خلأ پر شود.
در فضاهای کوچک از کاغذ دیواریهایی استفاده نمایید که طرح آنها افقی و رنگ آنها روشن باشد. از چیدمان ابزار اضافی به شدت پرهیز کرده و سعی کنید در فضاهای کوچک از رنگهای تیره، میز و صندلیهای مجللی که کندهکاریهای زیادی دارند و باعث کوچکتر به نظر رسیدن فضا میشوند خودداری نمایید.
اتاق جلسه به فضاهایی گفته میشود که در آنجا جلسههای کاری و سازمانی برگزار میگردد. با وجود آنکه معمولا از دو اصطلاح اتاق کنفرانس و اتاق جلسه به جای همدیگر استفاده میکنند؛ اما اگر بخواهیم به طور تخصصی بررسی کنیم، میزان رسمی بودن و برخی ویژگیهای این دو اتاق با یکدیگر متفاوت است.
در هر صورت برای طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات نیاز است که برخی اصول رعایت شوند تا بهترین نتیجه حاصل گردد. در ادامه به چند اتاق کنفرانس پرطرفدار اشاره خواهیم کرد.
در این فضاها میتوان گفتگوهای شخصی نفر به نفر انجام داد. این اتاقهای کوچک را میتوان در بیشتر سازمانها و شرکتها طراحی کرد و نیازی به متراژ زیاد نیز ندارند. باجههای تلفن فضای بسیار خوبی را برای ارتباط بین مدیر و کارمند و یا تماس کارکنان با مشتری و فروشندههای دیگر فراهم میکنند.
در این اتاقها نیاز به تجهیزات و مبلمان زیادی نیست و معمولا آنها را با قرار دادن یک میز کوچک و دو صندلی طراحی میکنند. در طراحی این فضاها به عایقبندی صدا و خصوصی بودن توجه داشته باشید.
این اتاقها به طور معمول برای ۲ تا ۶ نفر طراحی شده و برای کنفرانسهای کوچک، جلسههای کاری اختصاصی و جلسههای نفر به نفر بسیار مناسب هستند. در این اتاقها معمولا یک میز مستطیل شکل وجود دارد و صندلی راحتی و اندکی فضای مازاد برای تردد افراد نیز در نظر گرفته میشود. البته میتوان به جای میز مستطیلی شکل از میز گرد کوچک نیز برای این فضا استفاده کرد.
این اتاقها میتوانند به راحتی ۴ تا ۱۲ نفر را در خود جای دهند و به طور معمول مجهز به یک میز استاندارد کنفرانس و تعدادی صندلی میباشند. در این فضاها، گروهها میتوانند روبروی هم نشسته و با یکدیگر به گفتگو بپردازند.
تمرکز اصلی در طراحی اتاق کار تیمی این است که کل اعضای تیم بتوانند با راهبرد مناسبی با هم ارتباط داشته باشند.
این فضا برای برگزاری یک رویداد مهم و اصلی طراحی میشود که این رویداد میتواند شامل جلسههای مهم با سایر اعضای هیئت مدیره و یا مشتریان باشد. گردهمایی بخشهای مختلف در یک سازمان و همچنین سایر جلسات محوری همکاری نیز به طور معمول در این فضاها برگزار میشوند.
اتاق هیئت مدیره میتواند ۱۰ تا ۲۰ نفر را در خود جای دهد و در طراحی و اجرای آن باید به موارد مهم و زیادی توجه شود. وجود یک سیستم استاندارد کنفرانس به همراه میزهای بزرگ و حتی چند مبل راحتی در بهبود تجربه مدیریت و برقراری ارتباط تاثیرگذار است.
برای طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات میتوانید از سبکهای مختلفی به شرح زیر استفاده نمایید:
این سبک از چیدمان را برای اتاقهای کنفرانس کلاسیک در نظر گرفته شود. این سبک برای جلسههایی مناسب است که به یک نقطۀ تمرکز نیازی ندارند و شرکتکنندگان میتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط داشته باشند؛ اما برای میزبانی وبینارها و کنفرانسهای ویدئویی بزرگ و یا شرکت دادن ارائهدهندگانی که از راه دور هستند گزینه مناسبی نیست. سبک Boardroom بهترین گزینه برای جلسههای سنتی تجاری به شمار میآید.
در این سبک میتوان یک ارائهدهندۀ زنده و یا تعداد زیادتری از شرکتکنندگان را به راحتی در یک فضا جای داد. در سبک مربع توخالی، ارائهدهنده میتواند به راحتی از مرکز فضا استفاده کند.
این سبک برای کنفرانسها و نمایشهایی مناسب است که میخواهند تمرکز در انتهای اتاق باشد.
در این سبک از چیدمان، تمام حاضران در جلوی اتاق قرار گرفته و این گزینه برای ارائههای حضوری و یا کنفرانسهای ویدئویی بسیار مناسب است.
در این قسمت مهمترین استانداردها برای طراحی و اجرای اتاق کنفرانس مطرح شده است:
از قدیم وقتی کسی درمورد موضوعی تخصصی صحبت میکرد، مخاطبین منتظر بودند تا نمونه کارها و عملکرد سخنور و صاحب سخن را مشاهده کنند. در همین راستا، هنگامیکه ما از چگونگی طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و سالن جلسان صحبت میکنیم بهتر است تا نمونهای از هنر خودمان را در اجرا کردن چنین موضوعی به شما نشان دهیم. ما در یکی از پروژههای طراحی و اجرا محل کار، برای دیزاین سالن کنفرانس و جلسات تلاش کردیم تا به مواردی همچون القای احساس آرامش، فضایی برای جلسات طولانی مدت و شلوغ و ظاهری مدرنیته توجه کنیم. پس درنهایت از شما میخواهیم که به تصویر زیر در ارتباط با نمونه کارهای ما توجه کنید:
در این مطلب درباره طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات صحبت کردیم و سبکهای مختلف طراحی و نکاتی را که باید مدنظر قرار داده شوند مطرح نمودیم. گروه معماری و طراحی حس با ارائه مشاورههای تخصصی میتواند در زمینه طراحی و اجرا اتاق کنفرانس و جلسات و سایر فضاهای کاری به شما کمک کند. برای ارتباط با مشاوران از قسمت تماس با ما اقدام نمایید. ما منتظر هستیم تا با شما وارد ماجراجویی جدید بشویم.
ما در استودیو معماری و طراحی حس در تلاش هستیم مخاطبانمان بتوانند انعکاسی شفاف از چیزی که در ذهن دارند را با رعایت اصول طراحی و همچنین شخصیسازی بر اساس سبک زندگیشان ببینند.
ما به جزئیات اهمیت میدهیم، چرا که باور داریم طراحی خوب از دل توجه به نیازهای پنهان زندگی روزمره بیرون میآید.
